לא נמצאו מוצרים בעגלת הקניות.
כלים לייעול וניהול זמן
נדמה שבתקופה האחרונה, השאלה החמה ביותר עוסקת בניהול זמן. יש כל מיני דרכים ושיטות לייעל את הניצול של משאב הזמן. בכתבה הזו אדבר על אחד האהובים עלי – ניהול זמן יעיל עם רשימת משימות.
בתור עצמאיות יש לנו המון אתגרים. אחד מהם הוא כמות משימות אינסופית. זו נובעת מכמות הפרויקטים השונים שאנחנו עושות בו זמנית; מתן שירותים, שיווק עיצוב, ניהול חשבונות וכו'. בנוסף לזאת, העובדה שכעצמאיות יש לנו גמישות לעשות את מטלות הבית, הסידורים והבירוקרטיות. כך יוצא שבמהלך יום העבודה, הכל נכנס לתוך רשימת המשימות שלנו.
ישנה אפשרות לחלק את המשימות שלנו לכמה דפים או מקומות נפרדים, ולנהל כל פרויקט בנפרד. אבל כשאני מתיישבת בשולחן העבודה, אני לא רוצה לבזבז את הזמן במעבר בין פלטפורמות שונות (וואטסאפ, גוגל קיפ, מחברת) או פרויקטים שונים שאני מנהלת בנפרד, כדי להבין מה אני צריכה לעשות היום. אני רוצה למצוא את כל המשימות במקום אחד, בלי שזה יהיה ארוך ומציף מדי.
אז מה הפתרון שלי?
כדי לייצר רשימה כזאת, בלי שתהיה ארוכה ומציפה, אני משתמשת במתודולוגיה עליה בנויה שיטת Kanban (קאנבן). זו שיטה בה מעבירים את המשימה בין שלבים שונים בתהליך.
Kanban היא שיטת ניהול פרויקטים שפותחה ביפן בחברת טויוטה. הם השתמשו בשיטה הזאת כדי לנהל את תהליכי הייצור והמעבר של מוצר בין כל השלבים, בעזרת כרטיס מוצר. השיטה הזאת נהדרת לניהול פרויקטים. אבל היום נדבר על איך השיטה הזאת יכולה לעזור בניהול זמן יעיל על ידי יצירת רשימת משימות.
במקום לעשות רשימה אחת ארוכה, או כמה רשימות בפלטפורמות שונות, אני בונה לעצמי לוח אחד. הלוח הזה מכיל כמה רשימות, אשר עומדות אחת ליד השניה (כלומר לרוחב). הרשימות מסודרות לפי זמן ביצוע המשימה.
משמאל לימין:
משימות לביצוע ברבעון הקרוב (מחולק בין אישי לעבודה), משימות לביצוע בחודש הקרוב (מחולק בין אישי לעבודה), משימות לביצוע השבוע (לא מחולק), משימות לביצוע היום (לא מחולק), משימות שבוצעו (לא מחולק).
הרעיון הוא שהרשימה עוברת "מסע" משמאל לימין. ממשימה רבעונית היא עוברת להיות משימה חודשית, שבועית ומשימה לביצוע היום. בחרתי לכתוב לכן, כקהילה לומדת, את השיטה הזאת כי היא מאפשרת ניהול זמן טוב.
למשל: Trello, Notion, Asana, click up. אני משתמשת בטרלו. היא נוחה וקלה ומתאימה בדיוק לזה. אבל גם שאר האפליקציות שציינתי יעבדו מצוין, ומה שחשוב זה שהאפליקציה עצמה תהיה לך נוחה וקלה לשימוש. האפליקציות הללו יאפשרו לך ליצור לוח בתצוגת "קאנבן" שתוכלי לבנות על פי העמודות שהסברתי לעיל.
בנוסף כאשר משתמשים באפליקציה, ניתן לפתוח אותה גם מהדקסטופ וגם מהנייד. כך לראות בקלות ובמהירות את כל המשימות מכל מקום.
יתרון נוסף וחשוב בשימוש באפליקציות, הוא שכל משימה היא "כרטיס" או "עמוד" (תלוי באיזה אפליקציה תשתמשי). כך ניתן להוסיף מידע בתוך המשימות עצמן, למשל טקסט, תמונות, קבצים, ואפילו "טו דו ליסט" פנימי למשימות שמורכבות מכמה משימות.
לדוגמה, אם המשימה שלך היא לכתוב פוסט אז תוכלי לשמור בתוך המשימה נקודות שתרצי לכתוב בפוסט, אימג' אם כבר יש לך. אז ביום שתרצי להעלות את הפוסט תוכלי לשלוף את כל המידע בקלות יחסית.
לא לכולן מתאים לעבוד עם אפליקציה. אם זה כי אוהבות את ההרגשה של הכתיבה של העט על הדף, או לא עובדות מול המחשב ועדיין צריכות לראות את המשימות מול העיניים. למשל, הגיעה אליי לליווי ניהול זמן, עצמאית שהיא גם אמא בחינוך ביתי ובמהלך היום היא עושה משימות קטנות מהנייד. רק בערבים ובימי שישי בבוקר היא פותחת את המחשב ועובדת כך. לכן, לוח פיזי מאוד התאים ועזר לה, היא הצליחה לראות את הכל מול העיניים בלי לפתוח את המחשב כשהיא בבית עם הילדים.
אז איך לבנות לוח כזה?
ניתן לקחת קרטון גדול, או אפילו להדביק את הכותרת של הרשימות על הקיר (עם פרסטיק למשל). אז את המשימות לכתוב על פתקי post it וכך תוכלי להעביר אותם בקלות מרשימה לרשימה.
התחילי לסווג את המשימות שלך לתוך הלוח לרשימות השונות. נסי בתור התחלה לא להכניס משימות לרשימות "היום" ו"השבוע", כדי שתוכלי אחר כך להסתכל על כלל המשימות ולבחור במה את מתמקדת בזמן הקרוב.
שימי לב, אחרי שתיצרי את הלוח הכללי, תוכלי לראות את כל המשימות שלך כל הזמן. תצטרכי לחזור ללוח הזה מספר פעמים ביום. בד"כ לפחות פעמיים או שלוש ביום עבודה. ככה תהיי כל הזמן עם היד על הדופק.
תשימי לב לבחון את הלוח, לשנות ולעדכן אותו בהתאם לשינויים, בזמן הקיים להתקדמות בפועל ולסדרי העדיפויות שלכם. אלו עלולים להשתנות לאורך היום. בנוסף פני לעצמך זמן שבועי וזמן חודשי לעבודה על רשימת המשימות. עבודה עם הטיפים שבכתבה, תבטיח ניהול זמן יעיל באמצעות רשימת המשימות הכללית.
רשימת משימות עוזרת לי באופן אישי בניהול זמן יעיל. אני בטוחה שעבודה בצורה כזאת תעזור לך, לא רק לנהל את המשימות בצורה יותר טובה, אלא גם לנהל את הזמן יותר טוב ולהיות יותר אפקטיבית.
אני עוזרת לנשים עסוקות להגיע למטרות שלהן, מתוך ניהול זמן נכון שעוזר בשמירה על איזון, שלווה ומנוחה בלי רגשות אשמה. המטרה שלי היא לעזור לכל אחת למצוא את שיטת ניהול הזמן שתתאים לה.
ניהול זמן בעיני כולל תחומים רבים: כלים ורעיונות פרקטיים ומבוססי מחקר, שיח רגשי ושיח חברתי על ציפיות החברה (כעובדת סוציאלית אני רואה גם את הפן הרגשי והחברתי) וגם טכנולוגיה שמייעלת לנו תהליכים בחיים ובעסק (אפליקציות לניהול משימות, דפי נחיתה ועבודה עם מערכות דיוור). מוזמנות לדף הבית ולאינסטגרם.
אהבת את הכתבה? מצאת בה ערך? נשמח לשמוע בתגובות ולשיתוף ברשתות החברתיות 👍🏼
