לא נמצאו מוצרים בעגלת הקניות.
חוקרת מוטיבציה ומפתחת אפקטיביות, שותפה מובילה בקהילה
למה אפקטיביות חשובה להתנהלות?
במיוחד בימים שבהם עבודה מהבית הפכה לנורמה, ניהול עצמי הממוקד באפקטיביות קריטי וחשוב להתנהלות והצלחה. פתאום אין הפרדה אמיתית בין הבית לעבודה ושעות העבודה נזילות וגמישות. כדי להצליח להתקדם ולעמוד במטרות, חשוב לבחור משימות נכונות שיביאו לתוצאות הרצויות ביותר. לנצל את המשאבים הקיימים למקסימום, תוך שמירה על המשאב החשוב ביותר – את!
בכתבה הבאה מוצגת סקירה של צורות עשייה שונות המתאימות לתקופות משבר. בנוסף, הכתבה מסכמת את היתרונות וההשפעות של עשייה אפקטיבית ברמות השונות.
בכל פעם שאני מעבירה את אפקטיבייז – הגישה שפיתחתי להגברת אפקטיביות ביומיום, זו השאלה הראשונה שעולה. זאת מכיוון שקיימת חוסר ההסכמה בספרות המקצועית על הגדרה אחת למונח. דבר אשר יוצר בלבול בין מונחים קרובים כמו פרודוקטיביות ויעילות. למרות הבלבול הזה, יש דבר אחד ברור. על מנת להשיג מטרה, נדרשים שלושה משאבים עיקריים: זמן, אנרגיה וכסף. אופי העשייה (פרודוקטיבי, יעיל או אפקטיבי) נקבע על ידי אופן השימוש במשאבים הללו.
פרודוקטיביות מכוונת לטווח הקצר, ולכן קל יותר להתמקד בה בתקופות משבר. תקופות אלו מאופיינות בחוסר ודאות וקושי בקבלת החלטות, אשר מקשים עוד יותר על התחלת עשייה מאפס. במצבים כאלו עדיף להמשיך לעבוד על משהו שכבר התחלנו, שניתן לשנות ולהתאים כאשר המשבר יחלוף.
עם זאת חשוב לזכור – ההתנהלות חסכונית ביותר אינה תמיד עדיפה! במיוחד כשמדובר בפרויקטים מורכבים והשגת מטרות ארוכות טווח. שינויים במציאות דורשים התאמה של התוכנית לשטח, קבלת החלטות מהירה וסתגלנות גבוהה. התמקדות בחסכון משאב אחד עשויה להביא להתעלמות ממגבלות אחרות, ולפגוע בהשגת המטרה.
לעומת שני אופני העשייה הקודמים, אפקטיביות חשובה להתנהלות בטווח הארוך. זאת מכיוון שלמרות שהיא מסתכלת על המטרות לטווח הארוך, היא פועלת בטווח הקצר. לכן היא דרך ההתנהלות המומלצת לשגרה היומיומית. מורכבות הגדרת האפקטיביות נובעת מסובייקטיביות ההגדרה. מה היא המטרה הנכונה ביותר? איך אפשר למצוא את הדרך הכי מתאימה? והכי מתאימה למה? או למי?
כדי לענות על השאלות הללו, נדרשת מודעות לדפוסי עבודה אישיים והכרות עם מתודות ניהול שונות. את כל אלו אני מלמדת בסדנאות וסמינרים של אפקטיבייז. עשייה אפקטיבית משמרת את המשאב האנושי. המחשבה על אופן העשייה, מציאת הדרך הנכונה ביותר, מוודאת התחשבות במצב הרוח ובכוחות הזמינים לעשייה. כך היא מגבירה את הרווחה האישית (well-being), מורידה את הלחץ ומגנה מפני שחיקה.
למרות שחלקנו רגילות לעבוד מהבית, אנחנו לא רגילות לעשות זאת תוך כדי תפעול זומים, הכנת ארוחות ונוכחות מלאה של כל בני הבית. אלו שרגילות לעבוד ממשרד, קליניקה או מרחב פתוח משותף (open space) פוגשות אתגרים חדשים: מחסור בתנאי עבודה הולמים, צורך לבצע משימות בשעות לא קונבנציונליות, טשטוש גבולות ועוד. בנוסף, אלו שמנהלות עובדים או פועלות בצוות, חוות תחושת בידוד שגם מקשה על קבלת ההחלטות ופוגעת באמון הצוותי.
תוסיפו על כל אלו התמודדות עם לחצים בתחומי הבית והמשפחה, ובכלל נוצרת מציאות בלתי אפשרית. איך אפשר לעבוד ככה?
העבודה המרוחקת כאן להשאר, ויש לה גם הרבה יתרונות (כל עוד יש הקפדה על כמה עקרונות חשובים). ארגונים בכל העולם ויתרו על המשרדים, ומנסים למצוא את האיזונים העדינים והחשובים להצלחתה. מביאים הדרכות והכשרות עובדים, מייצרים הווי חברה דרך הזום ועוד מגוון תהליכים שמטרתם שמירת הלכידות הארגונית. אך מה איתנו, העצמאיות? מי דואג לרווחה שלנו?
התפרצות נגיף הקורונה (COVID-19) הביאה לחוסר וודאות קיצוני. אך למעשה, חוסר הוודאות תמיד היה ותמיד יהיה. פשוט עכשיו הכל באקסטרים, אז יש צורך בסט כישורים חדש לחלוטין. בדומה לארגונים גדולים, גם עסקים קטנים ובינוניים נדרשים למצוא דרכים חדשות לקדם בריאות וחוסן, על מנת לשרוד את המשבר.
ההשקעה בהגברת האפקטיביות כדאית במיוחד, בזכות ההשפעה הרחבה שלה במגוון תחומי חיים. אפקטיביות חוסכת במשאבים, משפרת ביצועים ומדדי איזון בית-עבודה ומתבטאת בשיפור כללי בתחושת הרווחה האישית (well-being). אטרקטיביות השיפור באפקטיביות בקרב ארגונים ברורה לאור ההשפעה שלה בכל רמות הפעילות – האישית, הקבוצתית (צוותית) והארגונית (הפעילות העסקית הכללית).
שיפור אפקטיביות אישית מסייע במיוחד בקושי לנהל את עצמנו. כדאי להתמקד בלמידת דרכים לתיעדוף משימות תוך התחשבות במטרה הכללית הרחבה, במשאבים הזמינים לביצוע ובמגבלות המציאות החיצוניות. בנוסף, חשוב לזהות את הסחות הדעת שבסביבה, ולמצוא פתרונות להתמקדות והתקדמות בעשייה. שני אלו אפשריים על ידי גיבוש דפוסי עבודה ולמידת אסטרטגיות יציאה לפעולה. ההתחשבות של העשייה במצב הרוח, ברמות האנרגיה ובמציאות החיצונית, מבטיחה שהשינוי יחזיק לאורך זמן. למידת הרגלים אפקטיביים מאפשרת הסתגלות מהירה לשינויים ושמירה על זמישות (Agility) – שהיא אחת היתרונות המשמעותיים בעסק קטן-בינוני.
אפקטיביות משפרת את כל המדדים הארגוניים. מחקרים מצאו את זה כבר מזמן. מעבר לשיפור במדדים רכים (רווחה אישית, שביעות רצון מהעבודה וכד'), נראה גם שיפור בהגעה ליעדים ומטרות, לצד עלייה בהכנסות וירידה בעלויות.
למרות היתרונות הברורים, קשה מאוד למדוד את התרומה הישירה של אפקטיביות, בגלל ריבוי המשתנים המתערבים בדרך (החל ממצב אישי ועד מגמות כלכליות עולמיות). עדיין האימפקט החיובי והמשמעותי של שיפור אפקטיביות מובהק, במיוחד בתקופות חוסר ודאות ושינויים תכופים.
יש כל מיני דרכים לשפר את האפקטיביות. העקרון הכי חשוב בבחינת האופציות השונות הוא התאמה אישית לדפוסים הקיימים. בהמשך הכתבה אני מציעה דרכים שונות לשיפור אפקטיביות ברמות הפעילות השונות – אישית קבוצתית וארגונית. אני מציעה פגישות אישיות, למציאת הדרכים האופטימליות והמותאמות עבורך.
המיקוד העיקרי בפיתוח אפקטיביות אישית צריך להיות בהקניית כלים, כישורים ומיומנויות חדשות לניהול עצמי. החדשות הטובות הן שהטכנולוגיה הזמינה היום מקלה על הביצוע ומאפשרת הגעה לקבוצות גדולות בו זמנית. הרצאות מקוונות (אונליין) שמלמדות איך לתעדף משימות, להתגבר על מכשולים (פנימיים וחיצוניים) בדרך עוזרות מאוד. מעבר למתן ידע קונקרטי על אופן פעולה אפקטיבי, הדבר גם משפר את תחושת המסוגלות. זו האמונה העצמית שניתן להצליח במשימה, ואחד משלושה צרכים פסיכולוגיים בסיסיים, הכרחיים לשימור המוטיבציה. אני מרחיבה עוד על שלושת הצרכים הפסיכולוגיים הבסיסיים בהרצאת "מוטיבצ-מה? כוחות ההנעה בהנאה".
עוד דרך לשיפור אפקטיביות היא הקניית משמעות. ניתן לבצע זאת על ידי קישור בין המשימה המבוצעת לחזון או המטרה הגדולים יותר. כשמשימה נתפסת כמשמעותית או רלוונטית לעשייה הרחבה, החשיבות שלה עולה וקל יותר לבצע אותה. במידה והעשייה קשורה גם לזהות העצמית, הדבר יביא לשיפור בתפיסה העצמית כולה וכך משפיע על הרווחה האישית הכללית (well-being) ויתבטא בכל תחומי החיים.
הידע איך לנהל את עצמי באפקטיביות מעצים את העובדים, ובכך מייצר חווית הצלחה בעבודה. הצלחות אלו הכרחיות לשיפור המסוגלות והאוטונומיה (צורך פסיכולוגי הכרחי נוסף לשימור מוטיבציה). הקניית כישורי ניהול עצמי עונה על צורך חדש של העובדים ושל ההנהלה. הרי העבודה המרוחקת מקטינה את שליטת ההנהלה על העבודה, ומקשה על וידוא שהמשימות הנכונות מבוצעות. עבודה אפקטיבית משמרת את האמון בין ההנהלה והעובדים, מכיוון שהמיקוד של כולם זהה – ביצוע משימות רלוונטיות להשגת המטרות הארגוניות.
אם עד היום נהננו מהפרדה ברורה בין הבית לעבודה, היום הכל מעורבב. למעשה, הסוד לאיזון בית-עבודה נמצא בידיעה מתי להפריד ומתי לשלב בין התחומים.
המתח שנוצר בין הדרישות הגובות של הבית ושל העבודה מביאים ללחץ גבוה ומתמשך. זה מתכון בדוק לשחיקה מהירה, ופגיעה בבריאות הפיזית, הרגשית והנפשית. עבודה משותפת ברמת הצוות לביסוס תקשורת פתוחה ורציפה מונעת את השחיקה, מייצרת חוסן קבוצתי. במקביל, אלו גם מחזקים את תחושת השייכות של העובדים (הצורך הפסיכולוגי הבסיסי השלישי למוטיבציה).
עדות נוספת לכך שאפקטיביות חשובה להתנהלות השוטפת ניתן לראות ביצירת שיח ארגוני בנושא אפקטיביות בין עמיתים ומנהלים. שיח כזה מהווה גורם מלכד ומחסן מפני תחושות הבידוד שמגיעות במעבר לעבודה עצמאית, ומקדם אמון בצוות ותחושת שייכות לארגון. שייכות, יחד עם אוטונומיה ומסוגלות, הם שלושה צרכים פסיכולוגיים בסיסיים שמהווים בסיס למוטיבציה פנימית, אשר נובעת מרצון לבצע משימה (Ryan & Deci, 2017¹).
אפקטיביות חשובה להתנהלות היומיומית מכיוון שמתמקדת בבחירת משימה ואופן ביצוע מותאמים אישית, על מנת להביא לביצוע אופטימלי. לאור השינויים והאתגרים איתם ארגונים מתמודדים בעקבות התפרצות וירוס הקורונה (COVID-19), יש צורך להתמקד בהקניית כישורי ניהול עצמי אפקטיבי במגוון רמות ארגוניות. בכך, למרות הקשיים של עבודה מרוחקת ועצמאית, יישמרו המיקוד בעשייה ועמידה ביעדים, תוך חיזוק האמון בין חברי הצוות ודאגה לרווחה הכללית של העובדים והארגון. השקעה בהקניית כישורי ניהול עצמי אפקטיבי לכלל עובדי הארגון תהווה מקור רווח כפול לארגונים.
מעבר לשיפור ביצועים וחסכון בעלויות המקושרים לכל תהליך הגברת אפקטיביות, השקעה בהון האנושי וקידום איזון בית-עבודה בתקופה כה מאתגרת עבור העובדים, יחזקו מדדים חשובים של מחויבות ונאמנות העובדים ותהווה מקור חוסן ארגוני.
עריכה: נועה לארה מאיר
מקור מידע:
אלה שלוי אנטליס, אלה מקדמת עשייה מתוך מוטיבציה פנימית והסתכלות רחבה על העשייה, דרך סדנאות, הרצאות ותהליכים אישיים, בארגונים ועבור הקהל הפרטי. לחברות קהילה בלבד, אלה מציעה פגישות ייעוץ אישיות במחיר מיוחד.
